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Compensation & Benefits / General Affairs Director

Job Summary: 

The Facility & General Affairs Manager contributes to the growth of Tiffany Japan and the improvement of employee productivity by maintaining and improving a safe, comfortable, and efficient workplace environment, and by strategically and hands-on promoting a wide range of general affairs and facility operations, including compliance, welfare, and risk management.

Key Responsibilities:

1. Facility Management:
   • Develop and execute maintenance and management plans for office buildings and facilities, including regular inspections and repairs, to manage the overall office environment. Additionally, select and review vendors as needed to achieve a better environment. 
   • Manage emergency responses (e.g., breakdowns, disasters) and develop and implement Business Continuity Plans (BCP). 
   • Manage security systems, fire-fighting equipment, and other related systems. 
   • Oversee environmental maintenance activities such as cleaning, waste disposal, and landscaping.
   • Initiate and implement energy-saving and environmental.
2. General Affairs:
   • Procure and manage inventory of company assets, including office supplies, consumables, and furniture. 
   • Manage incoming and outgoing mail and parcel deliveries. 
   • Order and manage business cards and security cards. 
   • Arrange, manage, and process payments for transportation tickets and insurance for domestic and international business trips. 
   • Operate employee sales and family sales, and manage employee purchase amounts. 
   • Arrange telegrams and floral tributes for celebratory and condolence occasions. 
   • Support internal events, meetings, and gatherings..
3. Safety and Health Management:
   • Establish and operate a safety and health management system in accordance with the Industrial Safety and Health Act.
   • Operate the Safety and Health Committee. Also, arrange industrial physician consultations when necessary.
   • Support employee health management, conduct health examinations and stress checks, and encourage participation.
   • Conduct workplace safety patrols, identify hazards, and implement corrective measures.
   • Conduct evacuation drills and safety confirmation drills, and manage emergency supplies.
   • Operate an employee safety confirmation system. In the event of an emergency, confirm the safety status of employees and report to management..
4. Vendor Management & Cost Optimization:
   • Select, contract, evaluate, and supervise external vendors (e.g., cleaning, security, facility maintenance). 
   • Manage actual performance related to facility management and general affairs expenses, and propose and implement cost reduction measures
5. Team Management:
   • Guide, train, and evaluate general affairs team members.
   • Strengthen inter-departmental collaboration.

Required Experience & Skills:

• Minimum of 5 years of practical experience in facility management or general affairs.
• Management experience (Team Leader or higher).
• Experience in cost management and budget formulation.
• Experience in vendor management.
• Proficiency in PC skills (Word, Excel, PowerPoint
• Excellent communication and negotiation skills.
• Strong problem-solving and crisis management abilities.
• A strong commitment to employee safety and comfort.
• Adaptability to change.
• Business level English preferable.
• Experience in project management preferable.
• Bachelor's degree or equivalent (relevant degree is a plus)

総務マネージャー 職務記述書

タイトル: 総務マネージャー

レポート先: 給与・福利厚生/総務ディレクター

職務概要: 

総務マネージャーは、安全・快適・効率的な職場環境を維持、向上させるとともに、コンプライアンスや福利厚生、危機管理を含む幅広い総務・ファシリティ業務を、ハンズオンかつ戦略的に推進し、ティファニージャパンの成長と社員の生産性向上に貢献する。

主な職務内容:

1. ファシリティマネジメント:
   • オフィスビルおよび設備の定期点検や修理等、維持管理計画を策定・実行し、オフィス環境全般を管理する。またより良い環境を目指し、必要な場合は業者選定や見直しを行う。
   • 緊急対応(例:故障、災害)を管理し、事業継続計画(BCP)を策定・実施する.
   • セキュリティシステム、消防設備、その他関連システムを管理する。
   • 清掃、廃棄物処理、造園などの環境維持活動を監督する。
   • 省エネルギーおよび環境負荷低減活動を開始し、実施する。
2. 総務業務:
   • 事務用品、消耗品、什器備品を含む会社資産の調達や在庫管理を行う。
   • 郵便物および宅配便の送受信を管理する。
   • 名刺、セキュリティカードの発注や管理を行う。
   • 国内・海外出張時の交通チケットや保険を手配し、管理・支払いを行う。
   • 社員販売やファミリーセールを運用し、社員販売の購入額を管理する。
   • 慶弔時の電報や供花などを手配する。
   • 社内イベント、会議、集会をサポートする。
3. 安全衛生:
   • 労働安全衛生法に従い、安全衛生管理体制を確立・運営する。
   • 安全衛生委員会を運営する。また必要な場合には産業医面談などの手配をする。
   • 従業員の健康管理をサポートし、健康診断やストレスチェックを実施し、受診を促す。
   • 職場安全パトロールを実施し、危険箇所を特定し、改善策を実施する。
   • 避難訓練および安全確認訓練を実施し、緊急備品を管理する。
   • 安否確認システムを運用する。有事の際には社員の安否状況を確認し、マネジメントに報告する。
4. 業者管理とコスト最適化:
   • 外部業者(例:清掃、警備、設備保守)の選定、契約、評価、監督を行う。
   • 施設管理や総務費用に関する実績を管理し、コスト削減策を提案・実施する。
5. チームマネジメント:
   • チームメンバーの指導、トレーニング、評価を行う。
   • 部門間の連携を強化する。

必要な経験とスキル:

• ファシリティまたは総務における最低5年間の実務経験。
• マネジメント経験(チームリーダー以上)。
• コスト管理や予算策定の経験。
• 業者管理の経験。
• PCスキル(Word、Excel、PowerPoint)に長けている。
• 優れたコミュニケーション能力と交渉力。
• 強力な問題解決能力と危機管理能力。
• 従業員の安全と快適性への強いコミットメント。
• 変化への適応力。
• ビジネスレベルの英語力があれば尚可。
• プロジェクトマネジメント経験があれば尚可。
• 学士号または同等の学位(関連する学位があれば尚可)