総務担当/ Associate, General Affairs

2週間前

Tokyo ハースト婦人画報社

募集の背景

当社は、雑誌を発行する出版社を起源としながら、特にファッション誌の分野では、業界の先駆者としてデジタルサイトでも優良な読者を獲得して成長し続けている企業です。さらに近年は、新しいビジネスとして、Eコマース(「「ELLE Shop」・「婦人画報のお取り寄せ」等)や、希少かつ優良なデジタルコンテンツの提供など、デジタルビジネスにさらに注力し、成長を加速しており、"Passion Drives Business" をスローガンに、マルチメディアカンパニーとして幅広い多領域での進化を続けています。

そのような変革はビジネスモデルだけに留まらず、オフィスマネジメント部も、従業員それぞれの能力や多様性を組織として存分に発揮し、意欲とやりがいをもって仕事に挑戦できるオフィス環境整備、それに相応しいオフィス運営、また全社員が集まる社員イベントの企画などを通じて、この変革に大きく貢献しています。
この変革の実現に向け必要不可欠な「人財」を総務チームに迎え入れ、さらに機能と役割を強化するため、力を発揮していただける方を募集します。

また、2019年よりISO14001を取得・更新しており、社内のペーパーレスに向けた目標の設定・実現に向けたプロジェクトを推進しており、サステナビリティに配慮した経営、オフィス運営を実践しています。このようなマインドに共感、変革をともにリードしていただける方のエントリーも歓迎します。

ご経験、得意分野、キャリアプランなどにより、オフィスマネジメント部(総務部)内で柔軟にキャリアを検討する可能性もありますので、ご相談下さい。

役割と責任範囲

出版社からマルチメディアカンパニーへと変革し成長を続ける当社において、総務の観点から、あるべき姿を社員と議論し、戦略を立て、その変革をリードして頂きます。

  1. オフィス施設(本社・京都オフィス・貸し倉庫など)の適切な運用を管理する。清潔で安全な労働環境の確保に加え、サステナビリティーの観点で必要な施策(ゴミの分別、再エネ利用など)も検討し、講じる。
  2. ビジネスの成長に合わせ、社員数も増加をしている中、社員同士がコミュニケーションをし、互いを知り交流するための全社イベントの企画、運営をリードする。
  3. ビジネスの現場がスムーズ効率的に業務を遂行できるよう、社内外の倉庫の管理運用をリードする。また社長車やロケバスの管理運用についても、現場と連携し円滑に進める。
  4. 入居ビルおよび社内の防災対策およびBCPの管理部門としての機能を果たす。適宜、必要な防災計画の備品の整備とアップデート、さらにビル管理会社と連携した防災訓練おの実施などを遂行する。また、BCPを管理する部門として、全社関係者を巻き込み、社員の安全と業務継続が確保できる体制を維持する。
  5. オフィスや各設備の適切なコスト管理と財務・社長への報告などをタイムリーに行い、会社としての予算管理に寄与する。

具体的には

  1. オフィス施設管理(本社・京都オフィス・社内外倉庫など)
    ・ビル管理会社および業者との契約締結やスムーズな連携にる、適切なサービス提供の確保
    ・ビルとの契約更新の際には、移転の可能性、市場調査、ビルとの交渉を請け負う
    ・オフィスの安全・清潔・エコな日常運営管理
    ・備品の調達、管理、補充などスムーズなビジネス運営の支援
    ・オフィスレイアウト変更、設備の増改築
    ・社内外の倉庫の運営管理と使用する事業部との連携
    ・ペーパーフリーオフィス実現に向けDXの導入促進
    ・リフレッシュコーナーの運用管理(コーヒー、オフィスグリコなど)
  2. メール室の運営(郵便物や請求書の管理)
    ・請求書の確認と承認プロセスを管理し、支払い処理
    ・宅配便等・郵便物の受け取りと部門への仕分けを管理
    ・普通郵便発送手配管理
  3. 社内イベント企画
    ・社内の全社イベントやギャザリング(集まる機会やクラブ活動)を企画、調整し、社内コミュニケーションを促進
    ・イベントに関する予算管理
    ・HEARST CLUBの運営・予算管理
  4. 防災およびBCP
    ・防災計画およびBCP(事業継続計画)の管理と定期的なレビューの実施
    ・災害時の対応マニュアルの管理と定期的なレビューおよび社内で周知されるよう普及広報活動を行う
    ・ビル管理会社と連携した防災訓練の実施
  5. オフィスや各設備の適切なコスト管理とレポーティング
    ・施設に関わるコストや契約状況など、必要に応じて関係者(財務・社長・US本社)にレポートを提出し、会社としての予算管理に寄与する

オフィスマネジメント部(総務部)3名で上記に取り組んでおり、ご経験や希望を伺いながら担当を決定します

応募資格

必須経験・スキル

  • 総務庶務業務や、オフィスマネジメント、ファシリティマネジメントの経験(3年以上)
  • 英語力(ビジネスレベル。主にリーディング・ライティング)
  • 社内外関係者との円滑なコミュニケーションが可能なコミュニケーションスキル
  • 新しいことを試してみようとする、チャレンジする柔軟なマインドセット
  • 社員からの日々の問合せに迅速に対応するフットワーク
  • 基本的なパソコン(Word/Excel/PowerPoint)での資料作成スキル

歓迎する経験・スキル

  • Google Workspace, Office 365等グループウエアツールの使用経験
  • オフィス移転や倉庫移転のプロジェクトリードの経験

  • Sales Account Orchestrator Automotive industry A 1

    5日前

    Tokyo Siemens K.K. - Industry Software Permanent

    Siemens Digital Industries Software is a leading provider of solutions for the design, simulation, and manufacture of products across many different industries. Formula 1 cars, skyscrapers, ships, space exploration vehicles, and many of the objects we see in our daily lives are b ...

  • Services Product Architect

    5日前

    Tokyo Siemens K.K. - Industry Software Permanent

    Siemens Digital Industries Software is a leading provider of solutions for the design, simulation, and manufacture of products across many different industries. Formula 1 cars, skyscrapers, ships, space exploration vehicles, and many of the objects we see in our daily lives are b ...

  • Applications Sales Representative IV

    5日前

    Tokyo Oracle Regular Employee

    担当テリトリー: · 新電力会社と中堅ガス会社(KDDI等通信会社、TOYOTA等車会社、総合商社、等新規参入業種含む) · 提供ソリューション: · エネルギー会社向け業務アプリケーション(SAAS中心のアプローチ) · 顧客管理・請求マネージメント、メーターデータマネージメント、ネットワークマネージメント、アセットマネージメント、ディスパッチマネージメント、停電マネージメント、他統合データ分析・インサイトサービス等 · 業務内容: · 顧客関係構築、業務アプリケーション提案、ハイタッチセールス、パートナー協業、社内別部門協業、等 · 要件: · IT ...

  • Presales Solutions Consultant_Thermal Testing

    5日前

    Tokyo Siemens K.K. - Industry Software Permanent

    Siemens Digital Industries Software is a leading provider of solutions for the design, simulation, and manufacture of products across many different industries. Formula 1 cars, skyscrapers, ships, space exploration vehicles, and many of the objects we see in our daily lives are b ...

  • Sales Account Orchestrator Automotive industry A

    7日前

    Tokyo Siemens K.K. - Industry Software Permanent

    Siemens Digital Industries Software is a leading provider of solutions for the design, simulation, and manufacture of products across many different industries. Formula 1 cars, skyscrapers, ships, space exploration vehicles, and many of the objects we see in our daily lives are b ...

  • Services Engagement Manager

    5日前

    Tokyo Siemens K.K. - Industry Software Permanent

    Siemens Digital Industries Software is a leading provider of solutions for the design, simulation, and manufacture of products across many different industries. Formula 1 cars, skyscrapers, ships, space exploration vehicles, and many of the objects we see in our daily lives are b ...

  • 大手直販営業 (Enterprise Account Executive - Process)

    3日前

    Tokyo Anaplan

    Anaplan. As the engine behind back-office system connectivity, you might not recognize our name, but our customers rank among the who's who in the Fortune 50. Coca-Cola, LinkedIn, Adobe, and Bayer are just a few of the 2,000+ companies that rely on our best-in-class platform and ...

  • Varian - Language Quality Specialist

    4日前

    Tokyo Varian Medical Systems K.K. Permanent

    *本ポジションは、Varian籍のポジションになります。ご応募の際は、日本語履歴書、職務経歴書、英文CVを一つのファイルにてご提出くださいPosition TitleLanguage Quality SpecialistDivisionGlobal Product Labelling Team (GPL) – APACReports toManager, Language QualityLocation:Tokyoグローバル製品ラベリング チーム (GPL) は、Varian 製品の顧客が利用する文書とソフトウェアの作成、管理、およびローカライズを主に担 ...

  • Talent Acquisition Specialist

    1週間前

    Tokyo Siemens Healthcare K.K. Permanent

    *本ポジションは、直接応募のみでの募集となります。当社採用ページより直接ご応募ください Talent Acquisition Specialist Report to: Talent Acquisition Lead, Japanシーメンスヘルスケアグループの採用担当者(リクルーター)として、中途採用、新卒採用全般を幅広くご担当いただきます。 業務内容: 当社が採用担当者に求めることは、ビジネスの事業戦略や課題をヒアリングし、事業戦略の実現可能性を高めるための人材を獲得することです。そのため、採用担当者は、戦略実現に向けて、求める人材像を明確にしながら、 ...

  • Services_Learning Consultant

    4日前

    Tokyo Siemens K.K. - Industry Software Permanent

    Siemens Digital Industries Software is a leading provider of solutions for the design, simulation, and manufacture of products across many different industries. · Formula 1 cars, skyscrapers, ships, space exploration vehicles, and many of the objects we see in our daily lives ar ...

  • Failure Analysis Engineer for Semiconductor Devices

    7日前

    Tokyo Infineon Technologies Full time

    半導体故障解析エンジニア (勤務地:東京)品質管理部In your new role you will:半導体デバイスの故障解析業務 マイクロコントローラなど半導体デバイスの故障解析業務 · チームメンバー、関連するエンジニアリンググループ及び品質担当者らとコミュニケーションを取り、お互いに協力しながら故障解析を進める · 故障解析結果に基づきレポートを作成し、品質担当者を含む関係者に報告を行う · 故障解析のためのツールや機器を担当し、故障解析技術に関する手法やプロセスの改善に努める · 故障解析結果に基づき、製品および工程の品質向上に貢献できる業務で ...

  • kjts】一般事務(障がい者雇用)外部採用のみ

    5日前

    Tokyo WomenTech Network

    Who We Are · At Kyndryl, we design, build, manage and modernize the mission-critical technology systems that the world depends on every day. So why work at Kyndryl? We are always moving forward – always pushing ourselves to go further in our efforts to build a more equitable, in ...

  • kjts】一般事務(障がい者雇用)外部採用のみ

    6日前

    Tokyo 5010 Kyndryl Japan Technology Service KK Full time

    Who We Are · At Kyndryl, we design, build, manage and modernize the mission-critical technology systems that the world depends on every day. So why work at Kyndryl? We are always moving forward – always pushing ourselves to go further in our efforts to build a more equitable, in ...

  • 動画プロデューサー (Healthcare) (Prodigious)

    2週間前

    Tokyo Publicis Groupe Full time

    Job Description · 業務内容 · ヘルスケアプロダクションチームのプロデュース業務をご担当いただきます。 · 動画制作のみにとどまらず、ヘルスケア領域でのコンテンツ制作を中心にコミュニケーシンのスペシャリストとして、グループ会社およびクライアントとの協業を測りプロジェクトをリードしていただきます。社内、社外のスタッフと連携をとり、プロジェクトをリードしていただきます。受注活動、企画提案、制作進行業務、見込み案件や技術面でのコンサルテーションやクオリティーチェックも行います。 · ヘルスケア領域でのビジネスを把握した上で、正確な進行管理を実 ...

  • Finance Business Partner

    3日前

    Tokyo UCB

    患者さんのためにあなたの力を発揮してください · ※フルリモート不可/Hybrid work model · ※Please check if the candidate has applied for a job at UCB in the past year. 一年以内のご応募歴を必ずご確認ください。 · ※Please make English and Japanese resume combined in one document to submit 英語と日本語の書類を一つに纏めてご提出ください。 · ※If you have any ...

  • Finance Business Partner

    6日前

    Tokyo UCB OTHER

    患者さんのためにあなたの力を発揮してください · ※フルリモート不可/Hybrid work model · ※Please check if the candidate has applied for a job at UCB in the past year. 一年以内のご応募歴を必ずご確認ください。 · ※Please make English and Japanese resume combined in one document to submit 英語と日本語の書類を一つに纏めてご提出ください。 · ※If you have any ques ...

  • Account Manager

    1日前

    Tokyo Siemens Electronic Design Automation Japan K.K. Permanent

    Siemens EDA is a global technology leader in Electronic Design Automation software. Our software tools enable companies around the world to develop highly innovative electronic products faster and more cost-effectively. Our customers use our tools to push the boundaries of techno ...

  • Tech リクルーター(Senior/Specialist)

    4日前

    Tokyo PayPay Corporation

    PayPayについて · 2018年にサービスを開始してからわずか約5年でユーザー数6300万人を突破したフィンテック企業であるPayPayは現在約50か国以上の国と地域から集まった多様なメンバーで構成されています。従業員は数千名をすでに超えていますが、まだまだ会社は成長段階であり「未完成」です。「PayPay」の提供に当たっては、インド最大の決済サービス事業者であるPaytm社と連携し、同社の顧客本位のテクノロジーを活用して日本におけるスマホ決済を構築しサービスを拡大していきます。 · わたしたちの最大のライバルは"現金"です。この困難な課題に前向 ...

  • Finance Manager 財務マネージャー

    2週間前

    Tokyo Macquarie Group Permanent - jobs.contract_type_full_time

    Join our Tokyo based local finance and regulatory reporting team and contribute to the success of this high performing team. You will be responsible for financial reporting, tax compliance and supporting accounting and tax implications of transactions for the Macquarie entities i ...

  • Global Key Account for Automotive

    3日前

    Tokyo Infineon Technologies Full time

    グローバルキーアカウント_車載担当 (勤務地:東京)(第二新卒 2名募集)In your new role you will: Revenue and Design Win Target · 半導体製品の営業(マーケティング・販売促進) · 車載用半導体のセールスプロモーションとして以下の業務を担当いただきます。 Account Management of Key Accounts · 営業・販売促進 · Drive and Manage Demand Creation Activity with Marketing, engineer and Head ...