Executive Assistant to Exec Chairman
Tokyo, Japan | International Environment
A rare opportunity to work in close partnership with the CEO of a privately held international company operating across Asia and Europe.
This role is suited to an exceptional individual who understands discretion, hierarchy, and the importance of trust in senior business environments.
The Role
The Executive Assistant will provide direct support to the CEO, acting as a trusted extension of his office. This is not a routine administrative position; it requires judgment, composure, and the ability to anticipate needs in a fast-moving, high-expectation environment.
You will work closely with the CEO on a daily basis, managing sensitive information, complex schedules, and international engagements. Absolute professionalism and confidentiality are essential.
Key Responsibilities
- Managing the CEO's calendar, correspondence, and priorities
- Coordinating domestic and international travel and logistics
- Preparing briefing materials and handling confidential documents
- Acting as a point of contact with senior stakeholders and partners
- Attending meetings and business engagements as required
- Ensuring continuity, discretion, and efficiency at all times
Requirements
- Native or near-native Japanese; fluent English required
- Experience supporting senior executives or operating in high-pressure professional environments
- Exceptional attention to detail and organisational ability
- Strong sense of discretion and emotional intelligence
- Willingness to maintain flexible hours and travel internationally when required
- Calm, composed presence appropriate to senior-level settings
Personal Attributes
- Highly reliable and professionally loyal
- Ambitious, with a strong desire to grow through proximity to leadership
- Comfortable working within clear hierarchies and expectations
- Observant, intuitive, and able to anticipate needs without instruction
- Values trust, precision, and long-term professional relationships
What This Role Offers
- Direct exposure to senior-level decision-making
- Significant responsibility and influence within a small leadership circle
- Competitive compensation reflective of the trust and availability required
- A unique opportunity to build a career alongside a global executive
This position will suit someone who excels in environments where expectations are high, boundaries are respected, and success is built on quiet competence rather than visibility.
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