シニアエグゼクティブアシスタント
Years of experience
Minimum of 8 years'
経験年数
8年以上
work location :
Tokyo( Minato-ku)
勤務地
東京、港区
【Requirements /必要要件】
- Minimum of 8 years' experience in an Executive Assistant role, including deep experience supporting senior stakeholders
- Ability to collaborate and work well with others, with a calm and willing attitude, in a fast-paced and team-orientated environment
- Prioritize and simultaneously handle multiple tasks with flexibility
- Work with limited supervision, perform under pressure and meet tight deadlines
- Excellent interpersonal and communications skills, with ability to prepare diligent written internal and external correspondences, proven experience interacting with senior management
- Proficiency in Microsoft Excel, Word, Outlook and PowerPoint
- Fluency in both written and spoken Japanese and English
【Role/詳細内容:
】
To support our senior managers in a timely and professional manner. You will provide high-quality administrative and clerical assistance to top-level executives.
当社の役員または役員同等についてタイムリーかつプロフェッショナルにサポートして頂きます。また役員に対し、質の高い業務を提供し、サポートする業務を担います。
Responsibilities:
- Coordinating daily calendars of senior managers
- Planning appointments and events
- Acting as the point of contact between executives and employees/clients
- Coordinate daily calendars of senior managers
- Create regular reports and update internal databases
- Make travel arrangements
- Manage phone calls and emails
- Respond promptly to managers' queries
- Facilitate internal communication (e.g. distribute information and schedule presentations)
- Suggest more efficient ways to run the office and troubleshoot malfunctions
- Review and recommend changes to our company policies
・ミーテイングや会食等の予約取りやイベントの計画
・役員ならび従業員/顧客との連絡窓口としての役割業務
・ 役員の日々のカレンダーの調整
・定期的なレポートの作成と社内データベースの更新
・出張の手配等
・電話やメールの管理等
・社内マネージャーからの問い合わせに迅速に対応する
・社内コミュニケーションの促進(情報配信やプレゼンテーションのスケジュール調整など)
・オフィス運営のより効率的な方法を提案し、不具合のトラブルシューティングを行う
・社内ポリシーの見直しや変更の提案
Note:
This position is offered as a fixed-term contract for 6 months.
The contract may be extended depending on business needs and individual performance, but please note that an extension is not guaranteed at this point.
※雇用形態は契約社員(6ヶ月)を予定しています。その時の状況やパフォーマンスによって契約が延長される場合がございますが、現時点で保証されるものはございません。HCL Tech is an equal opportunity employer and values diversity in the workplace. We welcome applications from individuals of all backgrounds and experience.
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