【職種名】 Assistant Program Manager, Meetings & Events

JLLのクライアント企業にて会議・イベントの企画から実行までをサポートするアシスタントプログラムマネージャーの職務です。

対面・バーチャル両方の形式でコーポレートイベントの物流管理、ステークホルダー調整、現場運営を担当し、顧客・社内チームとの連絡窓口として機能します。

イベントの計画立案、プロジェクト管理、文書作成からチーム管理まで、エンドツーエンドでイベント成功に必要な業務を幅広く手がける役割です。

詳細は下記をご覧ください。

【業務内容】

JLLのクライアント企業の会議・イベント/サービスデリバリー部門において、アシスタントプログラムマネージャー - 会議・イベントとして、コーポレート会議・イベントの計画、調整、実行をサポートしていただきます。

この役割では、物流、ステークホルダーとのコミュニケーション、管理業務を管理することで、イベントのシームレスな実施を確保し、顧客および社内チームの連絡窓口として、明確で一貫したコミュニケーションを維持していただきます。

日本・目黒でフルタイム勤務し、必要に応じてタイムライン、物流、現場実行を含む会議・イベントのエンドツーエンド計画をサポートしながら、イベントプロジェクト計画、タスクリスト、ステータスレポートの維持・更新を行っていただきます。

理想的な候補者は、高度に組織化され、細部への注意力があり、強力なコミュニケーションスキルを持ち、チームを管理し、すべてのプログラムの正確な文書化を維持しながら、ペースの速い環境で活躍できる方です。

該当する場合はバーチャル・ハイブリッドイベントプラットフォームをサポートしながらプロセス改善イニシアティブに貢献し、優れたプログラム管理、実行の卓越性、多様なイベント形式にわたる包括的なステークホルダー調整を通じて、クライアントにエクセプショナルなコーポレート会議・イベント体験を提供するというJLLのミッションに直接貢献していただきます。


What this job involves:

As an Assistant Program Manager – Meetings & Events at JLL in the our client's Meetings & Events/Service Delivery department, you will support the planning, coordination, and execution of corporate meetings & events.

This role ensures seamless delivery of events by managing logistics, stakeholder communications and administrative tasks while serving as a point of contact for customers and internal teams to ensure clear and consistent communication.

Working full-time in Meguro, Japan, you will assist in the end-to-end planning of meetings and events including timelines logistics, and on-site execution when required while maintaining and updating event project plans, task lists, and status reports.

The ideal candidate is highly organized, detail-oriented, has strong communication skills, and thrives in a fast-paced environment while managing teams and maintaining accurate documentation for all programs.

You will contribute to process improvement initiatives while supporting virtual and hybrid event platforms when applicable, directly contributing to JLL's mission of delivering exceptional corporate meeting and event experiences for client through superior program management, execution excellence, and comprehensive stakeholder coordination across diverse event formats.

【日常業務】

・ 包括的なプログラム提供のため、必要に応じてタイムライン、物流、現場実行を含む会議・イベントのエンドツーエンド計画をサポート

・イベントプロジェクト計画、タスクリスト、ステータスレポートの維持・更新を行い、設営、登録、トラブルシューティングを含む現場イベント管理をサポート

・ 該当する場合はバーチャル・ハイブリッドイベントプラットフォームをサポートし、継続的改善のためのイベント後レポートとデータ分析に貢献

・イベントライフサイクル全体を通じて明確で一貫したコミュニケーションを確保するため、顧客および社内チームの連絡窓口として機能

・すべてのプログラムの正確な文書化を維持し、プロセス改善イニシアティブに貢献し、チームを効果的に管理

・正確なイベント記録、文書、イベント後レポートを維持し、イベントピーク期間中の時間延長への柔軟性を実証

・対面・バーチャルの両方のイベント形式をサポート。イベント運営サポートのための国内出張あり。

・ダイナミックな環境におけるマルチタスク・優先順位付け能力で物流、ステークホルダーコミュニケーション、管理業務を管理

What your day-to-day will look like:
Assist in end-to-end planning of meetings and events including timelines logistics, and on-site execution when required for comprehensive program delivery
Maintain and update event project plans, task lists, and status reports while assisting in on-site event management including setup, registration, and troubleshooting
Support virtual and hybrid event platforms when applicable while contributing to post-event reporting and data analysis for continuous improvement
Serve as point of contact for customers and internal teams to ensure clear and consistent communication throughout event lifecycle
Maintain accurate documentation for all programs while contributing to process improvement initiatives and managing teams effectively
Maintain accurate event records, documentation, and post-event reports while demonstrating flexibility to work extended hours during peak event periods
Support both in-person and virtual event formats while demonstrating willingness to travel domestically to support event operations
Manage logistics, stakeholder communications and administrative tasks with strong multitasking and prioritization abilities in dynamic environment.

【必須経験・スキル】

ビジネスレベルの日本語・英語力
対面・バーチャル両方のイベント形式サポートの実証経験を含む、イベントコーディネーション、会議企画、または類似のプログラム提供役割での3-5年の経験
優秀な口頭・文書コミュニケーションスキルを持つ、ダイナミックな環境でのマルチタスク・優先順位付け能力
コーポレート環境でのタイムライン、物流、現場実行を含む会議・イベントのエンドツーエンド計画経験
イベントプロジェクト計画・ステータスレポートの維持・更新スキルを持つ、顧客・社内チームの連絡窓口としての能力
バーチャル・ハイブリッドイベントプラットフォームサポートと、設営、登録、トラブルシューティングを含む現場イベント管理経験
イベント運営のための国内出張意欲を持つ、イベントピーク期間中の夜間・週末を含む時間延長への柔軟性
正確な文書化維持とプロセス改善イニシアティブへの貢献能力を持つチーム管理経験


Required Qualifications:
Business level of Japanese/ English skill
3–5 years of experience in event coordination, meeting planning, or similar program delivery role with proven experience supporting both in-person and virtual event formats
Strong ability to multitask and prioritize responsibilities in dynamic environment with excellent verbal and written communication skills
Experience in end-to-end planning of meetings and events including timelines logistics, and on-site execution for corporate environments
Ability to serve as point of contact for customers and internal teams with skills in maintaining and updating event project plans and status reports
Experience with on-site event management including setup, registration, and troubleshooting while supporting virtual and hybrid event platforms
Flexibility to work extended hours, including evenings or weekends, during peak event periods with willingness to travel domestically for event operations
Team management experience with ability to maintain accurate documentation and contribute to process improvement initiatives.

【歓迎する経験・スキル】

コーポレート会議・イベントプログラム管理経験を持つ、イベント管理、ホスピタリティ、コミュニケーション、または関連分野の学士号
コーポレート会議・イベントプログラム提供の知識を持つ、テクノロジー企業の会議・イベント要件での勤務経験
コーポレート会議・イベント環境での継続的改善のためのイベント後レポート・データ分析の背景
多様なイベント形式にわたる物流・ステークホルダーコミュニケーション管理経験を持つ、バーチャル・ハイブリッドイベントプラットフォームの理解
コーポレート会議・イベントプログラムのプロセス改善イニシアティブと正確な文書化維持の経験
ペースの速い環境でのチーム管理経験を持つ、イベント運営サポートのための国内出張調整の知識


Preferred Qualifications:
Bachelor's degree in Event Management, Hospitality, Communications, or related field with corporate meeting and event program management experience
Experience working with technology company meeting and event requirements with knowledge of corporate event program delivery
Background in post-event reporting and data analysis for continuous improvement in corporate meeting and event environments
Understanding of virtual and hybrid event platforms with experience managing logistics and stakeholder communications across diverse event formats
Experience with process improvement initiatives and accurate documentation maintenance for corporate meeting and event programs
Knowledge of domestic travel coordination for event operations support with team management experience in fast-paced environments.

【雇用形態】 正社員(期間の定めなし)

【就業場所】

・所在地:
東京都品川区上大崎

・最寄り駅:
JR目黒駅

・受動喫煙対策:
屋内完全禁煙 敷地内原則禁煙(敷地内に喫煙所あり)

【就業時間・休日】

就業時間: 9:00~18:00(休憩60分)


リモートワーク:
リモート不可


休日:
週休2日制(土・日)、祝日、年末年始

【給与】


残業代:
有り 固定残業代を基本年収に含む(月30時間相当額)


賞与:
有り(業績変動賞与)


試用期間:
有

【募集人数】1名

【選考プロセス】

書類選考 →面接(複数回実施予定)→最終面接

At JLL, we are collectively shaping a brighter way — for our clients, ourselves and our fellow employees. We choose to take the more inspiring, innovative, and optimistic path on our journey toward success.

What sets JLL apart is our culture of collaboration, locally and across the globe, which allows us to create transformative solutions for the real estate industry.

We support each other's wellbeing and champion inclusivity and belonging across teams.

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