Professional, Facilities Management

7日前

Tokyo JLL Full time

MAJOR RESPONSIBILITIES

  • Client/Stakeholder Management Provide superior customer service to meet on-site client's expectations.
  • Vendor Management Assist in the management of all contractors on site to ensure they perform to the required standards (including inspection of vendors' works).Assist in the procurement of new vendors and services as required.Vendor registration & onboarding, registering vendors for site access.Ensure vendors comply with health & safety guidelines & rules.Escorting of vendors when on site.Coordinate maintenance activities including but not limited to scheduling vendors for PPM and reactive maintenance and communicate to JLL team & client, residents & post.
  • Finance Management Assist the FM team in financial processes to ensure that all financial management requirements are completed in a timely and accurate manner.
  • Health & Safety Management This role has the responsibility and duty of care to work safely, taking reasonable care to protect their own health and safety and that of fellow workers, contractors and visitors ensuring they comply with the requirements of the health and safety guidelines, policies, and rules.Review contractor Safe Work Method Statements (SWMS) prior to works being undertaken on site.
  • Site Operations Management Update & Manage WO requests from client & residents on Corrigo WO system from NEW status through to completion.Conduct daily morning briefings with FM team and update on operations, planned & scheduled reactive & PPM works.Coordinate vendor attendance to carry out PPM maintenance and repairs in a timely manner. Uploading and manage reports to JLL-Tokyo SharePoint & Corrigo WO system.Communicate & Coordinate in a timely manner access requests to embassy secure areas, private residential areas for maintenance needs.Manage & Communicate maintenance schedule to JLL FM team and to client for awareness.Support requests from JLL HQ Canberra teamsFollow up with vendors for reports and recommended remedial actions.Conduct site inspections and assessments to ensure all building procedures and performance measures are always maintained.Manage Safe Work permits for High-Risk Works, Risk AssessmentSeek ways to constantly reduce costs and improve operational standards.Maintain premises in neat and good working condition at all times;Carry out various reactive maintenance, handyman and technical requests as requested where possible.Provide advice and guidance to JLL & DFAT Client in area of qualified expertise.Assist with equipment inventories & asset management.Be available for emergency call out assistance or consultation if required.Create and manage reports on utilities usage and tracking.BMS monitoring and operation. Scheduling BMS functions as requested.Other tasks as requested.
  • Risk Management Assist in the implementation and management of property risk management program.Support the implementation and monitoring of disaster recovering and business continuity plans;Follow established escalation procedures and incident reporting procedures;Adhere to Jones Lang LaSalle's business conduct by ensuring compliance with the firm's guidelines, procedures and strategies.
  • Achieve Key Performance Indicators and Service Level Agreement targets.

    • CANDIDATE SPECIFICATION: KEY SELECTION CRITERIA

    Ideal Experience

  • Prior experience in high profile complex facilities, property management, hospitality or related fields;
  • Knowledge of local occupational health and safety requirements, critical facilities and vendor management for specialised services;
  • Understanding of fundamental technical aspects of property (Computer Room Air-conditioning, Chiller system, Fire Protection system, Mechanical & Electrical system, BMS system);
  • Proven experience working with limited supervision.
  • A technical skill, electrical, mechanical HVAC or other would be an advantage.
  • Ability to communicate in English especially by email. Speaking ability would be advantageous.
  • Excel, Word PowerPoint ability

    • Critical Competencies for Success

  • Firm First MindsetAble to cooperate and work well with others to meet targets;Support the team effectively as and when needed;Proven ability to commit to flawless execution while complying with firm's procedures and standards.
  • Client Focus & Relationship ManagementAble to interact with the all levels of DFAT and diplomatic staff and vendors confidently and with ease;Ability to manage conflict and conflicting priorities;Demonstrates ability to work with vendors to deliver efficient services;Demonstrates proactive & professional approach to customer service;Has a customer-oriented attitude.

    • Security Clearance

  • Must be able to obtain and maintain the security clearance level DFAT nominates for this position (at a minimum will be clear JLL and police checks).

    • Other Personal Characteristics

  • Problem-solving skills – capacity to deal with ambiguity and solve complex problems effectively;
  • Ability to effectively deal with stressful situations;
  • Able to work independently;
  • Self-motivated, confident and energetic;
  • Flexible – able to adapt to rapidly changing situations;
  • Goal-oriented – able to focus on meeting all performance targets;
  • Strong communicator – good presentation skills and possesses strong verbal & written communication skills (English & local language); also an active listener;
  • Exhibits honesty and trustworthiness.

    • KEY STAKEHOLDERS

  • Client staff
  • Specialised vendor staff
  • JLL Account team
  • JLL Centralised Services teams (including Help Desk)

    • Location:

    On-site –Tokyo, Japan

    If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don't meet all of the requirements. We're interested in getting to know you and what you bring to the table

    Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL's recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

    • Manager, Facilities

      2日前

      Tokyo Thermo Fisher Scientific Full time

      Functionally responsible and accountable for the following areas:Facilities management for 6 facilities in JapanRepairs, maintenance, improvementAccess/badge managementOffice supplies, mail serviceOffice layout, design, planning, seat assignmentsOn-site Contingent Worker Manageme ...

    • Facilities Manager – North Asia

      4日前

      Tokyo Dell Full time

      Facilities Manager – North Asia · Innovative ideas drive our global growth. Facilities Management brings growth to physical life. From expansion to modifications and maintenance, building space allocation and layout, the team manages every aspect of Dell Technologies' global est ...

    • Senior Manager, Professional Services

      7日前

      Tokyo Campaign Monitor Full time

      We are looking for a manager of our Professional Services to lead implementation and delivery of Marigold products in Japan. In this role you will lead and manage a team of project managers, solution architects and campaign managers based in Japan who are responsible for design, ...

    • Senior Data Management Professional

      2日前

      Tokyo Bloomberg

      Senior Data Management Professional - Data Product Owner - Company Financials, Healthcare - Tokyo · Tokyo · Posted Dec 14, Requisition No · Bloomberg runs on data. In Bloomberg Data, we're responsible for on-boarding, standardizing, analyzing and supplying it to our clients fo ...

    • Consultant - Facilities management (Japan & Korea)

      3日前

      Tokyo Dell Full time

      Consultant – Facilities management – North Asia (Japan & Korea) · ファシリティ・コンサルタントは、APJC地域の重要な戦略的ビジネスパートナーとして、北アジア地域(日本および韓国)のファシリティをリードし、管理します。 · APJCにおけるファシリティの最適な位置づけとなる戦略や能力を開発するために、ファシリティやその他のビジネスにおける主要な地域およびグローバルリーダーとパートナーを組むことになります。 · APJCファシリティ担当バイス・プレジデントの直属となり、APJCファシリティ ...

    • Enterprise Services Manager, GFS Professional Services

      7日前

      Tokyo Amazon Web Services Japan GK - D90 Full time

      AWSプロフェッショナルサービスは、Business及びTechnology両方の観点からお客様の成功を支援するコンサルタント組織です。AWSサービスの深い知識および広範なコンサルティング経験を元に、エンタープライズのお客様のデジタルトランスフォーメーションを支援します。アカウント営業、ソリューションアーキテクト、サポートチームと密に連携し、AWS利用を促進することで、お客様の抱えるビジネス課題やIT課題を解決し、お客様のビジネス実現を支援します。 · アマゾンウェブサービスのプロフェッショナルサービスのエンタープライズサービスマネージャー(ESM)は、 ...

    • Category Sourcing Manager, Professional

      2日前

      Sumida AIG Full time

      Position Description: · Global Sourcing and Procurement Services is looking for a diverse team of talented people who support our culture of collaboration and innovation. · A key aspect of this role is building collaborative relationships with our internal business partners, as w ...

    • Category Sourcing Manager, Professional

      2日前

      Sumida City AIG Full time

      Position Description: · Global Sourcing and Procurement Services is looking for a diverse team of talented people who support our culture of collaboration and innovation. · A key aspect of this role is building collaborative relationships with our internal business partners, as w ...

    • Inexperienced and second new graduates welcome Facility Management Corporate Sales〈Future Executive Candidates〉

      6日前

      Tokyo Globeship Sodexo Corporate Services K.K.

      1. Business content · You will learn various practical skills regarding the various facility management (FM) services provided by our company, based on your past experience and your wishes. · After that, based on your practical experience, knowledge, skills, and aptitude, you wil ...

    • Project Leader

      5時間前

      Tokyo Parexel フルタイム

      When our values align, there's no limit to what we can achieve. · クライアントである製薬会社等と良好な関係を築き、さまざまな要望・期待に応え、満足していただけるサービスを提供することで、当社とクライアント双方にとってWin-Winとなるようリードしていただくポジションです。 · ■契約事項、薬事法、GCP等の関連法規、SOP等を遵守し、プロジェクト全体を管理する。 · ■受託業務内容を熟知し、業務全体の計画立案、各部門との調整、クライアントとの折衝を行う。 · ■臨床開発プロジェクトのプ ...

    • Project Leader

      1週間前

      Tokyo Parexel Local Office

      クライアントである製薬会社等と良好な関係を築き、さまざまな要望・期待に応え、満足していただけるサービスを提供することで、当社とクライアント双方にとってWin-Winとなるようリードしていただくポジションです。■契約事項、薬事法、GCP等の関連法規、SOP等を遵守し、プロジェクト全体を管理する。 · ■受託業務内容を熟知し、業務全体の計画立案、各部門との調整、クライアントとの折衝を行う。 · ■臨床開発プロジェクトのプロジェクトマネジャーとして、部門横断的にプロジェクトチームをリードし、プロジェクトチームの発足からプロジェクト終了までの全てのプロセスにおい ...

    • Sr. Vendor Manager, Amazon Fresh

      1日前

      Tokyo Amazon Japan G.K. フルタイム

      職務概要 · このポジションは、担当カテゴリー(冷蔵冷凍食品・常温食品商材・常温非食品)の戦略構築、新製品や季節に応じた品揃えの最適化、商品企画開発、売上・利益の最大化を目指します。また、お客様の利便性および満足度の向上にも責任を負い、効率的なオペレーションを追求します。これらを達成するために、戦略に基づく最適な商品仕入れを行うとともに、ウェブを活用した販売計画の策定、旬のアイテムの販売促進・宣伝(ブランディング)を企画・実行します。 · また、数名の部下を持っていただき、部下の育成も含めたチームマネージメントも行っていただきます。 · 事業の方針に基づ ...

    • Sr. Vendor Manager, Music

      7日前

      Tokyo Amazon Japan G.K. フルタイム

      アマゾンジャパン合同会社エンターテインメントメディア事業本部音楽事業部ではシニアベンダーマネージャー(VM)を募集します。このポジションは、成熟したエンタメ業界における担当カテゴリーの持続可能な売上拡大・利益最大化を実現させるために、定性・定量の両面でビジネスの現状把握を行うこと、そこから成長領域・改善領域を見極めて戦略を立案し、素早く実行に移すこと、そしてアクションの結果を分析し更なる打ち手を策定・実施しながら、担当カテゴリーにおける事業経営の要となることが求められます。 · また、お客様の利便性および満足度の向上にも責任を負い、効率的なオペレーション ...

    • Senior Vendor Manager, Sports

      7日前

      Tokyo Amazon Japan G.K. フルタイム

      このポジションは、スポーツ&アウトドア事業部において担当商品カテゴリーの品揃えの最適化、売上・利益の最大化を目指します。また、お客様の利便性および満足度の向上にも責任を負い、効率的なオペレーションを追求します。これらを達成するために、戦略に基づく最適な商品仕入れを行うとともに、ウェブを活用した販売計画の策定、商品の販売促進・宣伝(ブランディング)を企画・実行します。 · 事業責任者の方針の下で、すべての担当業務を自立的に行い、完遂します。入社時点では部下は持たないプレイヤーのポジションを予定していますが、部下をもたない場合も、後輩・新規入社者の指導・育成 ...

    • Sr. Vendor Manager, Hardlines B2B

      7日前

      Tokyo Amazon Japan G.K. フルタイム

      アマゾンの「Hardlines B2B & Category Expansion」事業部では、Hardlines事業本部全体のB2B(法人様向け)ビジネスの顧客満足度向上、および継続的なビジネス成長を担います。その中で、本ポジションは特にMRO*セグメントの担当を想定しており、その事業戦略・商品戦略立案から実行に至るまでを担います。MROセグメントはアマゾンにとって比較的新規領域であるため、対象法人カスタマーのニーズを満たすカスタマーエクスペリエンスやサービスの企画立案、アマゾンビジネスチーム(アマゾンの法人ビジネスに特化した組織)と連携しての法人カスタ ...

    • Vendor Manager, Automotive

      7日前

      Tokyo Amazon Japan G.K. フルタイム

      アマゾンの「カー&バイク用品事業部」では、さらなる高成長をと顧客満足度向上を実現するため、担当商品カテゴリーをリードするベンダーマネージャーを募集します。このポジションは、カテゴリーのオーナーとして、当該カテゴリーの売上・利益の最大化を目指し、カテゴリー戦略の立案から実行まですべてを担当し、スピーディに高い成果を出すことが求められます。 · 【職務内容詳細】 · 1. 担当商品カテゴリーの売上・利益目標の設定と進捗管理 · 予算作成・実行プロセスの管理に責任をもち、関係者からの情報を踏まえて担当商品カテゴリーの売上・利益目標を設定し、その実行プロセスを管 ...

    • Sr. Buyer, Vendor Management, Toys

      1日前

      Tokyo Amazon Japan G.K. フルタイム

      おもちゃ&ホビー事業部は、国内・海外メーカー(バンダイ・タカラトミー・LEGOなど)の玩具商材(ブロック、知育玩具、ディズニー・ポケモン・仮面ライダーなどのキャラクター玩具、アナログゲーム・トレーディングカード、季節性玩具、ぬいぐるみなど)や、ホビー商材(プラモデル、ラジコン、フィギュア、映画・アニメグッズ、食玩、手芸・画材商材など)など夢のある楽しい商材を取り扱う事業部です。 · このポジションでは、そのうち玩具商材の担当を想定しており、カテゴリーの戦略にとって重要な取引先メーカーとAmazonユニークなお客様バリューをJBP(Joint Busine ...

    • Vendor Manager, PC周辺機器, Electronics

      7日前

      Tokyo Amazon Japan G.K. フルタイム

      PC関連製品のカテゴリー責任者として、担当頂くカテゴリーの品揃えの最適化、売上・利益の最大化を目指します。また、お客様の利便性および満足度の向上にも責任を負い、効率的なオペレーションを追求します。これらを達成するために、戦略に基づく最適な商品仕入れを行うとともに、ウェブを活用した販売計画の策定、商品の販売促進・宣伝(ブランディング)を企画・実行します。 · PC関連製品はアマゾンの中で売上の柱となる製品群ではありますが、品揃えやお客様の購買体験の改善余地はまだ多く、事業成長の機会も大きな事業です。サイトのお客様購買体験の改善や、他の事業部との連携した販促 ...

    • Program Manager, Solution PM, JCFS

      7日前

      Tokyo Amazon Japan G.K. フルタイム

      Japan Customer Fulfillment Solutions (JCFS) はアマゾンのフルフィルメントセンターの設計・施工および自動化設備の開発・導入に取り組んでいます。「品揃え」「低価格」「利便性」を継続的に向上させることがミッションです。これらのミッションを持って働くチームの戦略策定、意思決定を支援し、組織全体の成果を最大化するためのProgram Managerを募集しています。 · Program Managerは、JCFSのSolution Engineeringを構成する7つのチームのビジネス戦略・ファイナンシャルプラン策定をリ ...

    • Business Strategy

      7日前

      Tokyo Amazon Japan G.K. フルタイム

      Business Strategy & Merchandising Managerは、担当カテゴリー(事業)の責任者として、担当商品カテゴリーの品揃えの最適化、売上・利益の最大化を目指します。また、お客様の利便性および満足度の向上にも責任を負い、効率的なオペレーションを追求します。これらを達成するために、戦略に基づく最適な商品仕入れを行うとともに、ウェブを活用した販売計画の策定、商品の販売促進・宣伝(ブランディング)を企画・実行します。 · 音響・楽器事業部は、音響機器(オーディオ、イヤホン・ヘッドホンなど)と楽器(ギター、PA機器、アクセサリーなど)の ...