What this job involves:
As an Assistant Facilities Manager at JLL Work Dynamics in Tokyo, you will be part of a growing team providing Facility Management and Office Services for a prestigious American multinational technology client focused on e-commerce, cloud computing, digital streaming, and artificial intelligence.
This strategic role combines client relationship management with operational excellence, requiring you to work closely with the Site Manager while serving as the single point of contact for strategy, implementation, and escalation for capital works.
You will play a vital role in JLL's commitment to delivering exceptional facilities management services by blending client-specific requirements with business needs while managing teams, budgets, and ensuring compliance with health and safety standards in an inclusive workplace environment.
What your day-to-day will look like:
Establish and foster strong relationships with key stakeholders while acting as single point of contact for strategy, implementation, and escalation for capital works
Spearhead client's business approval process in the region and manage site budgets, spending, and variance while working closely with Finance Manager
Guide IFM teams to deliver operations on time and in budget while ensuring required standards for site operation and data quality
Promote continuous quality monitoring and drive improvement on operations while ensuring compliance with Health and Safety best practices
Manage teams with responsibility for safety, engagement, and development including onboarding, mentoring, and performance management
Collaborate with Transaction and Function teams on real estate transactions and strategic portfolio planning while supporting construction projects
Work closely with Regional Team to deliver global/regional projects while understanding project status, details, and schedules.
Required Qualifications:
Minimum 5 years of working experience in Facility Management
Minimum 3 years of team management experience
Minimum 3 years of relevant experience in project management or program management
Proficiency in MS Applications including Excel, Word, and PowerPoint
Strong interpersonal, oral, and written communication skills in Japanese and English
Strong presentation skills with customer-centric approach
Meticulous, organized approach with integrity and honesty.
Preferred Qualifications:
Experience working with multinational technology companies
Background in real estate transactions and portfolio planning
Knowledge of compliance procedures and procurement guidelines
Experience with JLL or client reporting and business intelligence systems
Familiarity with capital works and construction project management
Understanding of health and safety best practices in corporate environments
Experience in continuous improvement initiatives and process optimization.
Location:
Onsite
At JLL, we are collectively shaping a brighter way — for our clients, ourselves and our fellow employees. We choose to take the more inspiring, innovative, and optimistic path on our journey toward success.
What sets JLL apart is our culture of collaboration, locally and across the globe, which allows us to create transformative solutions for the real estate industry.
We support each other's wellbeing and champion inclusivity and belonging across teams.JLL is an Equal Opportunity Employer committed to diversity and inclusion.
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