Position Overview

As a Governance & Board Operations Specialist at the AI Robotics Association (AIRoA), you will play a central role in shaping and operating the association's governance framework. Your core mission will include designing the annual schedule for the Board of Directors and various committees, coordinating agendas and discussion materials, preparing minutes, and following up on resolutions. You will also lead the development of internal regulations and internal control rules, the design and operation of compliance frameworks, and the formulation of policies for document management and information disclosure. As you will frequently collaborate with member companies and research institutions, you will also have opportunities to prepare English board materials and support meetings conducted in English.

【業務内容】

一般社団法人AIロボット協会(AIRoA)の総務スペシャリストとして、協会ガバナンスの中核を担っていただきます。理事会・各種委員会の年間スケジュール設計、議案・審議資料のとりまとめ、議事録作成、決議事項のフォローアップが主なミッションです。また、各種規程や内部統制ルールの整備、コンプライアンス体制の構築・運用、文書管理・情報開示の方針策定などもリードしていただきます。会員企業・研究機関などとの連携も多く、英語を用いたボードマテリアル作成や会議運営に携わる機会もあります。

【What Makes the "General Affairs Specialist" Role at AIRoA Unique】

In this role, you will support a "social infrastructure–level" initiative—building and disseminating robotic foundation models and data ecosystems for AI and robotics—from the governance side. AIRoA brings together major corporations and leading researchers, and you will work closely with them to design how decisions are made and how transparency is ensured. The governance frameworks, operating models, and regulations you help build will directly contribute to the association's credibility and international trust, giving you a strong sense of impact.

【AIRoAの「総務スペシャリスト(ガバナンス/理事会運営)」の醍醐味】

AI×ロボットの基盤モデルとデータエコシステムを世界に向けて発信していく、社会インフラ級の挑戦をガバナンスの側面から支えられるポジションです。協会には大手企業や研究者が参画しており、そのメンバーと協働しながら「どう意思決定し、どう透明性を担保するか」を設計していきます。自ら構築した運営の型や規程類が、協会の信頼性と国際的な信用につながるため、大きな手応えを感じられます。

【The Appeal of Taking On This Challenge at AIRoA, Just as We Are Getting Started】

AIRoA is a general incorporated association established to drive technological innovation in robot development and its social implementation through the fusion of AI and robotics. While you will draw on best practices from other organizations' governance standards and global platform operations, you will also have the freedom to design rules and governance bodies that are uniquely suited to AIRoA. Because AIRoA also works in conjunction with national R&D initiatives, the role demands both strong public accountability and the speed of a startup environment—making this a highly challenging role with significant opportunities for growth.

【スタートを切ったばかりのAIRoAで挑戦する魅力】

AIRoAは、AIとロボットの融合を通じてロボット開発の技術革新と社会実装を進めるために設立された一般社団法人です。他の団体や企業のガバナンス水準やグローバルなプラットフォーム運営のベストプラクティスを踏まえつつも、協会ならではのルールや会議体を設計できます。国の研究開発とも連動するため、公的な説明責任とベンチャー的なスピードの両方が求められる、非常にチャレンジングで成長機会の大きいフェーズです。

【Other】
While remote work is possible, this role is primarily expected to be office-based.
Most of our engineers and researchers also work on-site, conducting research and development directly in front of the robots.【その他】

リモートワーク可ではありますが、原則として出社での勤務を想定しています。

エンジニアや研究者も多くは出社し、ロボットを前に研究開発に取り組んでいます。

【About AIRoA】
AIRoA was established in December 2024 with two core objectives: "to revolutionize the technology of robot development through the fusion of robots and AI" and "to promote the use of robots in society." While AI is rapidly advancing worldwide, the shortage of data in robot development has become a critical issue.

To address this challenge, we are running a national flagship project funded by NEDO (New Energy and Industrial Technology Development Organization), with an investment of over JPY 20 billion.

 【AIRoAの概要】

「ロボットとAIの融合によってロボット開発の技術を革新すること」「社会におけるロボットの活用を推進すること」AIRoAは2024年12月に設立された組織であり、この2つの目的を掲げています。今、世界中でAIが急速に発展する一方、ロボット開発ではデータ不足が深刻です。私たちはNEDO(国立研究開発法人 新エネルギー・産業技術総合開発機構)から200億円を超える出資による国家プロジェクトを進行しています。

●Recruitment Background

As AIRoA's projects and membership base continue to grow, the number of board and committee bodies—and the range of topics they deliberate—are also increasing. At the same time, we are currently in the process of building our governance framework, including internal regulations and information disclosure structures. With future business expansion and stronger international collaboration in mind, we are newly recruiting a Governance & Board Operations Specialist to help enhance the transparency and credibility of the association's operations.

●募集背景

 AIRoAは、プロジェクトの増加や会員拡大に伴い、理事会・委員会の数や審議テーマが拡大傾向にあります。一方で、ガバナンス体制や規程整備、情報開示の枠組みを現在構築しているフェーズです。今後の事業拡大と国際的な連携強化を見据え、協会運営の透明性・信頼性を高めていく「総務スペシャリスト」を新たに募集します。

●Future Mission

In this role, you will take the lead in building the governance foundation of AIRoA—standardizing processes for board and committee operations, improving the quality of proposals and minutes, and developing internal regulations and guidelines. Over the medium to long term, we expect you to drive the advancement of internal controls, risk management, and compliance training, as well as lead rule-making related to information disclosure policies and the operation of our data ecosystem, ultimately shaping a governance framework that meets global standards.

●将来的なミッション

理事会・委員会運営の標準プロセス構築、議案・議事録クオリティの底上げ、規程・ガイドラインの整備といった「ガバナンスの土台づくり」を主導いただきます。中長期的には、内部統制・リスクマネジメント・コンプライアンス教育の高度化、情報開示ポリシーやデータエコシステム運営に関わるルールメイキングをリードし、グローバルに通用する協会ガバナンスを形にしていく役割を期待しています。

Requirements

Required Qualifications:

• Practical experience in building governance frameworks and operating boards of directors at a general incorporated association, listed company, or similar organization (including preparing board proposals and minutes, and knowledge of legal affairs and document management)
• Knowledge and strong execution capability in compliance, internal controls, and policy / regulation development, with a proven ability to coordinate stakeholders and drive projects forward
• Experience in a corporate planning / strategy function (e.g., managing executive meetings, formulating mid-term plans and KPIs)
• Experience as a secretary or executive assistant supporting senior management or board members
• Native-level Japanese and business-level (or higher) English, with the ability to handle meetings, email communication, and document preparation with overseas stakeholders

【必須要件】

• 一般社団法人または上場企業等でのガバナンス体制構築・理事会/取締役会運営の実務経験(議案作成、議事録作成、法務/文書管理の知識を含む)
• コンプライアンス、内部統制、規程整備に関する知識と実行力を持ち、ステークホルダー調整・プロジェクト推進ができる方
• 経営企画部門での実務経験(経営会議運営、中期計画・KPI策定など)
• 経営層や理事クラスの秘書/エグゼクティブアシスタント経験
• 日本語(ネイティブレベル)・英語(ビジネスレベル以上)(海外関係者との会議・メール・資料作成が可能な方)

Preferred Qualifications:

• Experience in corporate governance and/or IR/SR-related work at a listed company or large corporate group
• Experience involved in board operations that include outside directors, auditors, and external experts
• Hands-on experience preparing board materials in English and working on global projects
• Strong interest in technology, especially in the fields of AI and robotics
• Experience leveraging a legal background (e.g., attorney, judicial scrivener, administrative scrivener, in-house legal) to contribute to rule-making and policy design

【歓迎要件】

• 上場企業や大規模グループ企業でのコーポレートガバナンス/IR・SR関連業務の経験
• 社外取締役・監査役・外部有識者を含むボード運営に携わったご経験
• 英語でのボードマテリアル作成、グローバルプロジェクトでの実務経験
• テクノロジー、特にAI/ロボティクス分野への高い興味・関心
• 弁護士・司法書士・行政書士・企業法務など、法務バックグラウンドを活かしてルールメイキングに関わったご経験

Language Skills

• Japanese (native level)
• English (business level or above)

【その他(言語・資格等)】

• 日本語(ネイティブレベル)
• 英語(ビジネスレベル以上)

Benefits

●Our Office

We currently operate out of a spacious office and research facility of over 1,000 m² located in the Ryutsu Center area. In this space, our business teams and engineering teams work in close collaboration, advancing both day-to-day operations and R&D with AI robots always close at hand. The facility is frequently visited not only by members of the AI Robot Association, but also by engineers and researchers from partner companies and representatives from member companies. As a result, it serves as a hub where diverse experts at the forefront of AI and robotics gather and interact.

●オフィス紹介

 私たちは現在、流通センター内に300坪を超える広大なオフィス兼研究施設を構えています。この空間では、AIロボットをすぐそばに感じながら、ビジネスチームとエンジニアチームが密接に連携し、日々の業務と研究開発を進めています。施設には、AIロボット協会のメンバーだけでなく、協力企業の技術者や研究者、会員企業の方々も頻繁に訪れます。そのため、AIやロボティクスの最前線で活躍する多様な専門家が集う場となっています。

●Your Colleagues

Today, highly skilled engineers and researchers from around the world are part of our organization. Some members have even relocated from overseas to Japan to join our projects on site. We aim to build a globally open R&D organization where diverse talent, regardless of nationality or background, come together, inspire one another, and shape the future.

●働く仲間

現在、私たちのもとには世界中から優秀なエンジニアや研究者が参画しています。中には、海外在住の方が来日し、チームの一員としてプロジェクトに参加しているケースもあります。国籍やバックグラウンドを超えて、多様な才能が集まり、互いに刺激し合いながら未来を形づくり、世界に開かれた研究開発組織を作りたいと考えております。

●HR and Talent Development Programs

人事・人材開発制度

[Training Programs]

• On-the-Job Training (OJT)
• Training through participation in external conferences, including overseas events
• Compliance training
• Security training

 [研修制度]

• OJT
• 海外含む社外カンファレンス研修
• コンプライアンス研修
• セキュリティ研修

[Internal Programs]

• Performance reviews twice a year (every half year)
• In-house study sessions
• In-house library
• Support for external training programs

 [社内制度]

• 年2回の評価制度(半期ごと)
• 社内勉強会
• 社内図書館
• 外部研修支援

[Benefits]

• Support for book purchases
• Subsidies for lunch and light snacks
• Free drinks
• Commuting allowance (up to JPY 50,000 per month)
• Monthly company-wide events (AIRoA Circle, social gatherings)
• Family Day
• AIRoA-branded shirts and other items provided

[福利厚生]

• 書籍購入支援
• ランチ代・軽食代補助
• フリードリンク
• 通勤交通費支給(上限5万円/月)
• 月次の全社イベント開催(AIRoA Circle, 交流会)
• Family Day
• AIRoAシャツなどの提供