UNSEENのアドミニストレーションオフィサーの役割は、業務の管理を超えるジェネラリスト、総合的な視点が求められるポジションです。総務、人事、IT、経理財務などのバックオフィスを監督し、これらの機能が協力して組織全体の目標を達成していくことに興味がありませんか?

UNSEENのバックオフィスチームは、異なる文化やバックグラウンドを持つ間接部門としては珍しく、クリエイティブな精神のメンバーで成り立っています。メンバーをサポートし、俯瞰的な目線からアドバイスを行い、バックオフィスのみならず会社全体のプロジェクトの成功に向けて多角的なアプローチを行います。

自己管理能力が高く、異なる部門との調整や最新の運営戦略やシステムを導入し共に考え、実行していける方を求めています。オープンマインド視点を持つアドミニストレーションオフィサーとして、一緒にゲーム開発者を支えられる誇れる素晴らしいアドミニストレーションチームと共に成功させましょう。

仕事内容 | Responsibilities

• リーダーシップ: アドミニストレーションチームのチームのリーダーとして、メンバーに方向性を提供し、モチベーションを高めます。また、取締役たちと相談し戦略的な意思決定を行い、会社の目標達成に貢献します。
• 人材配置の管理: チームの効率を最大化し、メンバー間の協力を促進します。タスクの割り当て、進捗の追跡、パフォーマンスの評価などを行います。
• プロセス改善: 組織内のプロセスを評価し、効率化や品質向上のために改善策を提案し実施します。効率的なワークフローの確立や最適なリソースの割り当てなどが含まれます。
• 予算管理: 予算の策定と監視を行い、アコーディングマネージャーと共に予算運営を確保します。
• コミュニケーション: 組織内外とのコミュニケーションを円滑にし、情報の伝達を効果的に行います。関係者との協力やパートナーシップを築きます。
• リスク管理: 潜在的なリスクを評価し、予測し、それに対処するプランを策定します。リスクを最小限に抑えるための対策を講じます。
• 法令順守: 関連法令や規制に従い、組織の法的コンプライアンスを確保します。
• 監査と改善: プロセスや業務の監査を行い、問題や改善点を特定し、改善策を実行します。
• 文化の促進: アドミニストレーションチームの健全な文化を促進し、協力と尊重を大切にする価値観を醸成します。
• ポリシーとガイドラインの策定: 弊社の明確なポリシーとガイドラインを策定し、全従業員に周知させます。
• 教育とトレーニング: バックオフィスメンバーは、予防の教育とトレーニングを受け、ハラスメントに関する意識向上を促進します。また、新入社員にも継続的なトレーニングが提供されます。
• カウンセリングとサポート: 心理的なサポートやカウンセリングの提供を検討します。被害者が安心して相談できる環境を提供します。
• オフィス管理: オフィスの日常的な管理を担当し、清潔で整頓された環境を維持します。掃除や設備の保守、必要な資材の調達などを効果的に計画・実行します。
• イベント管理: 会社のイベントやミーティングの計画と実行をサポートし、スムーズな進行を確保します。
• セキュリティ対策: ITマネージャーと協力しオフィスのセキュリティ対策を見直し、安全性を確保します。データの保護や危険予防に注力します。
• 従業員サポート: 従業員のニーズに応じ、助けや支援を提供します。例えば、新入社員のオリエンテーションや健康プログラムの実施を担当します。

Job Description

Come join UNSEEN as a Chief Administration Officer at UNSEEN

Chief Administration Officer is the one that requires a holistic perspective beyond just managing day-to-day operations. It involves supervising Administration teams such as General Affairs, HR, IT, and Finance/Accounting, ensuring these functions collaborate to achieve the organization's overarching goals. Is this something that piques your interest?

UNSEEN's back-office team comprises members with diverse cultural backgrounds, making it a unique and creative environment. In this role, you will support them, provide comprehensive advice, and adopt a multidimensional approach not only for the back-office but also for the success of company-wide projects.

We are looking for an individual with strong self-management skills who can coordinate across various departments, implement the latest operational strategies and systems, and collaborate on their execution. As an open-minded Administration Officer, you will play a crucial role in supporting game developers and contributing to the success of our exceptional Administration team. Let's build an Administration Dept we can be proud of together

Responsibilities

• Leadership: You will serve as the leader of the back-office team, providing direction and motivation to team members. Additionally, you will collaborate with executives to make strategic decisions that contribute to the achievement of the company's goals.
• Talent Management: Maximizing team efficiency and fostering cooperation among team members will be a key aspect of your role. This includes task allocation, progress tracking, and performance evaluations.
• Process Improvement: You will evaluate internal processes within the organization and propose and implement improvements for increased efficiency and quality. This may involve establishing efficient workflows and optimizing resource allocation.
• Budget Management: You will be responsible for budget planning and monitoring, ensuring the proper operation of budgetary processes in collaboration with managers.
• Communication: Facilitate smooth communication both within and outside the organization, effectively conveying information. Build cooperation and partnerships with stakeholders.
• Risk Management: Evaluate and anticipate potential risks, and develop plans to address them. Implement measures to minimize risks.
• Compliance with Regulations: Ensure legal compliance for the organization by adhering to relevant laws and regulations.
• Auditing and Improvement: Conduct audits of processes and operations, identify issues and areas for improvement, and execute improvement initiatives.
• Cultural Promotion: Foster a healthy culture within the b office, cultivating values of cooperation and respect. Acknowledge efforts to support each other and maintain a professional workplace environment.
• Policy and Guideline Development: Develop clear policies and guidelines regarding harassment and ensure that all employees are aware of them.
• Education and Training: Provide education and training to back-office members to promote awareness of and prevent harassment. Ongoing training is also offered to new employees.
• Counseling and Support: Consider offering psychological support and counseling. Create an environment where victims can comfortably seek assistance.
• Office Management: Oversee the day-to-day management of the office, maintaining a clean and organized environment. Effectively plan and execute tasks such as cleaning, facility maintenance, and procurement of necessary supplies.
• Event Management: Support the planning and execution of company events and meetings to ensure smooth proceedings.
• Security Measures: Collaborate with the IT Manager to review office security measures and ensure safety. Focus on data protection and risk prevention.
• Employee Support: Provide assistance and support based on employees' needs. This may include new employee orientation and the implementation of health programs.

Requirements

• 5年以上の実務経験
• プロジェクトマネジメント資格: プロジェクトマネジメントの資格であるPMP(Project Management Professional)やPRINCE2など
• 経営管理資格: Certified Manager(CM)やCertified Business Manager(CBM)など、経営管理に関連する資格
• プロセス改善スキル: Six SigmaやLean Six Sigmaなどのプロセス改善の手法や資格
• 法務知識: 会社が法的規制に準拠するために法務知識が必要な場合、関連する法律資格やスキルが役立ちます。
• ネイティブレベルの日本語力
• ビジネスレベルの英語力(オンラインまたは対面での英語での面接が可能な方)

+Pluses

• 東京都内で勤務可能な方
• TOEIC800点以上
• ゲームは大好きな方
• オープンマインドであり、人をリスペクトできる方

Skills & Requirements

• 5+ Years of Professional Experience
• Project Management Certification: Certifications in project management such as PMP (Project Management Professional) or PRINCE2.
• Business Management Certification: Certifications related to business management, such as Certified Manager (CM) or Certified Business Manager (CBM).
• Process Improvement Skills: Skills and certifications in process improvement methodologies like Six Sigma or Lean Six Sigma.
• Legal Knowledge: In cases where legal knowledge is required for compliance with regulations, relevant legal certifications or skills would be beneficial.
• Native-Level Japanese Proficiency
• Business-Level English Proficiency: Proficiency in English that enables online or in-person interviews in English.

+Pluses

• Able to work in Tokyo
• TOEIC score of 800 or higher
• Passionate about gaming
• Open-minded and respectful towards others