Duties & Responsibilities

サイトオペレーション

BM/LLと連絡を取り、オフィス環境を管理し問題を解決する
消耗品の管理と在庫維持
鍵の管理と在庫管理
バッジとアクセス権のリクエスト対応
サイン表示内容を含む運用マニュアルとポータルサイトの更新
イベントサービスの準備と部屋のセットアップの調整
小規模プロジェクトの計画、スケジュール、ベンダー手配の調整
スムーズな運営のための主要ユーザーとの関係構築
業界ベストプラクティス運営の実施支援
すべての建物の手順と性能指標が常に維持されていることを確認するためのサイト検査と評価の実施
すべての財務管理要件が適時かつ正確に完了するよう財務プロセスを支援
クライアントとJLLのシステム両方での請求書処理
発注対応
緊急時には、チームメンバーと共に関連ベンダーまたはBMと連絡を取り問題を解決する
関連業者と廃棄物管理の要求に対応する
スペース管理とその文書管理をサポートする
アメニティ用品と一般事務用品の手配
エネルギー管理に関する報告のサポート
その他の管理業務のサポート
KPI要件を満たすための作業指示管理
オフィスコンシェルジュとマネージャーのサポート/支援

協力業者の管理

サイト内のすべての請負業者が必要な基準に従って業務を遂行するよう管理する

(業者の作業の検査を含む)

Site Operations

Communicate with BM / LL to manage the workplace environment and fix the issues
Manage the consumable items and maintain the inventory
Manage the keys and the inventory
Handling the request for the badge and the access
Update the operation manuals and portal site including signage contents
Coordinate preparations and room set-up for event services
Coordinate planning, schedule, vendor arrangement for minor projects
Establish the relationship with key users for smooth operation
Assist in the implementation of Industry Best Practice operations
Conduct site inspections and assessments to ensure all building procedures and performance measures are maintained at all times
Assist in financial processes to ensure that all financial management requirements are completed in a timely and accurate manner
Invoice handling in both client and JLL system
PO issuing and tracking
In emergency case, communicate with the related vendors or BMs to resolve the issue with team member.
Handle the request of waste management with the related vendors.
Support the space management and those documentations.
Arrange the amenity goods and general office supplies.
Support the reporting on energy management.
Support other administrative work.
Managing Work order to meet KPI's requirement.
Support / help office concierge and managers

Vendor Management

Assist in the management of all contractors on site to ensure they perform to the required standards (including inspection of vendors' works)

Candidate Specification

・ 施設管理/ホスピタリティサービスまたは関連分野での1年以上の経験

・ 優れたコミュニケーションとプレゼンテーションスキル

・ ダイバーシティとインクルージョンに対する意識

・ 日本語ネイティブレベル、英語ビジネスレベル

・ Microsoft アプリケーション(Excel、PowerPoint、Word、Outlook)の知識とスキル

・ 自発的で、自信があり活力がある

・ 強い目標志向 – すべての業績目標達成に焦点を当てる

・ チームプレイヤー – 目標達成のために他者と協力し良好に働く

・ More than 1 year experience on Facility Management / Hospitality services or related field

・ Good communication and presentation skills

・ Mind-set of diversity and inclusion

・ Native level in Japanese and business level in English

・ Knowledge and skill for Microsoft applications (Excel, PowerPoint, Word, Outlook)

・ Self-motivated; confident & energetic

・ Strongly goal-oriented – focuses on meeting all performance targets.

Team player – cooperates and works well with others to meet targets.

---